Комментарий к постановлению Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения»

           КОММЕНТАРИЙ К ПОСТАНОВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОГО КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ           И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ОТ 06.08.2001 № 38      «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ      ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ, УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ РЕСПУБЛИКИ          БЕЛАРУСЬ ПО ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ, ЦЕНООБРАЗОВАНИЮ,         ФИНАНСАМ, СТРАХОВАНИЮ, УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ,      ПРИВАТИЗАЦИИ, ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИМ СВЯЗЯМ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ                   И ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ЕГО ПРИМЕНЕНИЯ»           До принятия Перечня  типовых   документов   органов  государственной  власти и управления, учреждений,  организаций  и  предприятий   Республики  Беларусь   по    организации    системы    управления,    ценообразованию,  финансам,    страхованию,     управлению    государственным    имуществом,  приватизации, внешнеэкономическим   связям  с  указанием  сроков хранения,  утвержденного постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38  (далее -  Перечень-2001),     субъекты     хозяйствования     Республики    Беларусь  руководствовались Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности  госкомитетов,   министерств,  ведомств  и  других учреждений, организаций,  предприятий  с  указанием  сроков  хранения,   утвержденного   начальником  Главного   архивного   управления   при  Совете  Министров СССР 15.08.1988  (далее - Перечень-1988).        С введением в действие  разделов  Перечня-2001  отменяется  действие  соответствующих  разделов  Перечня-1988, и при определении сроков хранения  документов необходимо руководствоваться  новыми  разделами   Перечня-2001.  Это,   в   частности,   относится   к   документам  бухгалтерского учета и  отчетности.   Так,   вместо  п.4.2  "Бухгалтерский   учет   и  отчетность"  Перечня-1988   следует   руководствоваться   гл.7  "Бухгалтерский  учет  и  отчетность"  Перечня-2001 (разд.III "Финансы").        В то же время не утрачивают юридической  силы разделы  Перечня-1988,  отсутствующие в Перечне-2001.         При  этом  отметим, что  при применении Перечня-1988 нужно учитывать  нормы,   предусмотренные   Законом  РБ  от 04.01.2000  № 352-З "О внесении   изменений  и  дополнений  в  некоторые   законодательные  акты  Республики  Беларусь":  организациям обеспечивать в течение 10 лет или в течение  трех  лет   после  проверки  правильности  исчисления, полноты и своевременности  уплаты налогов сохранность документов, отражающих  финансово-хозяйственную  деятельность  плательщиков  налогов. Предполагается,  что  Госкомархив   в  дальнейшем будет перерабатывать также и другие разделы Перечня-1988.         Перечень-2001 служит целям  обеспечения  сохранности   документов  и  улучшения организации работы с документами в учреждениях, организациях, на  предприятиях независимо от форм собственности и является руководством  при  определении сроков хранения, отбора  документов на хранение и уничтожение.        Перечень-2001  используется  при  классификации  документов текущего  делопроизводства,   формирования   дел,   составления   номенклатуры   дел  организации и т.д. В Перечень-2001, как и в Перечень-1988, включены только  типовые   документы,   образующиеся    в   деятельности   организаций  при   документировании типовых, общих для всех организаций функций независимо от   их  вида  деятельности  и  формы  собственности. Более полное разнообразие  видов документов, применительно  к деятельности организаций в тех или иных  отраслях, в последующем должно отражаться в так  называемых  ведомственных   перечнях документов со сроками хранения, которые  подлежат  согласованию с  Национальным архивом Беларуси.              В случае отсутствия каких-либо специфических отраслевых документов в  Перечне-2001    организации    должны   руководствоваться   ведомственными  перечнями.   Например,   несмотря   на  то,  что   в   гл.9   Перечня-2001   "Налогообложение"     указаны   сроки    хранения   типовых    документов,  Государственному   налоговому   комитету    необходимо   будет разработать  ведомственный  перечень документов с указанием сроков хранения для системы  налоговых органов.        Перечень-2001   несколько   отличается   от  Перечня-1988  не только  увеличением сроков хранения  документов, но  и  систематизацией  статей  и  видов   документов.  В частности, в Перечне-2001  статьям (гр.1) присвоена  единая  сквозная нумерация для всех документов, которая указывается наряду  со сроком хранения в  гр.4 номенклатуры дел. Согласно  Перечню-2001 ссылки  на соответствующие статьи с указанием  срока  хранения  делаются следующим  образом:        - "Годовой отчет о финансово-хозяйственной деятельности,  приложения  и объяснительные записки к ним" - Пост., ст.451.1;         - "Квартальные   отчеты   о   финансово-хозяйственной  деятельности,  приложения и объяснительные записки к ним" - 3 года, ст.452.2.        Перечень не содержит, как правило, конкретные   заголовки   дел,   а  перечисляет  категории   и   виды  документов,  поэтому  при   составлении  номенклатуры дел организацией из  Перечня  следует  брать  соответствующие  формулировки вопросов и названия документов, которые необходимо  дополнять  другими элементами заголовка. Например,  в  Перечне-2001  ст.10  именуется  "Положение   о   структурных   подразделениях   учреждений,   организаций,  предприятий". В номенклатуре дел этот заголовок будет конкретизирован так:        - в   организациях,    являющихся    источниками      комплектования  государственных архивов, - "Положение о бухгалтерии" - Пост., ст.10;        - в   организациях,   не   являющихся   источниками   комплектования  государственных   архивов,   - "Положение   о   бухгалтерии" - 10 лет, при  условии замены новыми, ст.10.        На основании   гр.3   Перечня-2001   определяются   сроки   хранения  документов   также   и  в  негосударственных организациях. В организациях,  отнесенных к группе, указанной в  гр.4, в  основном  образуются  документы  практического   значения,   поэтому   в   Перечне-2001 для них установлены  временные сроки хранения.         Отнесение организаций к являющимся или  не   являющимся  источниками  комплектования государственных   архивов    устанавливается   учреждениями  государственной   архивной   службы  Беларуси. В соответствии с Законом РБ   от   06.10.1994 № 3277-XII "О  Национальном  архивном  фонде  и  архивах в  Республике  Беларусь" (с  изменениями  и  дополнениями)  сроки    хранения  документов определяются также государственной архивной службой  Республики  Беларусь.  Поэтому   произвольное изменение (снижение)   сроков   хранения  документов, указанных в Перечне-2001, не допускается.        Предусмотренная  Перечнем-2001  отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная  комиссия),  указанная  со   сроками  хранения конкретных видов документов,  означает, что в отличие от других  документов  временного  срока  хранения  отдельные документы, относящиеся к этой группе, по своему содержанию могут  иметь не только практическую, но и научно-историческую ценность. В связи с  этим последние отбираются на постоянное хранение при проведении экспертизы  ценности   этих   документов   после    окончания    делопроизводственного  (календарного) года.        Отметка "До  минования надобности"  означает,  что  документы  имеют  ограниченное  практическое   значение   (например,   правила,  инструкции,  полученные   из    других   организаций). По  мере  их  использования  или  отмены они отбираются к уничтожению.        Исчисление  сроков  хранения  документов начинается с 1 января года,  следующего за годом окончания документов делопроизводством. Так, например,  исчисление сроков хранения всех документов  (в том  числе  бухгалтерских),  заведенных в январе-декабре  2001 г.  и  законченных  делопроизводством  в  2001 г., начинается с 1 января 2002 г.        В   настоящее   время   посредством  ПЭВМ  ведутся  справочные  базы  данных,   составляются финансовые, бухгалтерские документы и т.д., поэтому  следует помнить, что срок хранения подобных документов соответствует сроку  хранения аналогичных документов на традиционных носителях.        Организация проведения и оформления результатов отбора документов на  хранение и уничтожение регламентируется следующими документами:        - Примерной  инструкцией  по   делопроизводству   в   министерствах,  госкомитетах   и   других  центральных   органах  управления, учреждениях,  организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной  приказом  Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 (Мн.,  1998);        - Примерной инструкцией по работе  с   машиночитаемыми   документами  в  организациях,  на  предприятиях  и  ведомственных   архивах  Республики  Беларусь,    утвержденной    председателем   Комитета   по   архивам     и  делопроизводству РБ 26.07.1996 (Мн., 1996);        - Правилами   учета   и     передачи   электронных    документов  на  государственное   хранение,   утвержденными   приказом   Госкомархива   РБ   от 03.04.1997 № 8 (Мн., 1997);        - Основными правилами работы архивов центральных и  местных  органов  государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий  Республики  Беларусь,  утвержденными  решением  коллегии  Госкомархива  РБ  от 30.04.1997 № 5 (Мн., 1997);        - СТБ 12.21-2000  "Документы    электронные.   Правила   выполнения,  обращения и хранения" (введен в действие с 1 сентября 2000 г.) и др.        Перечисленные   документы,   а  также Перечень-2001 можно заказать и  приобрести по адресу: 220002, г.Минск, ул.Кропоткина, 55. Тел.: 268-65-18,   268-65-19. Белорусский научно-исследовательский  институт документоведения  и архивного дела (БелНИИДАД).     28.09.2001 г.     Эмма   Давыдова,   начальник   отдела   делопроизводства  и   формирования  Национального   архивного   фонда  Государственного комитета по архивам  и  делопроизводству Республики Беларусь     Журнал «Главный Бухгалтер» № 36, 2001 г.     Для более детального изучения см. Комментарий                                     Комментарий      От   редакции:   В  приложение   к   постановлению  Государственного  комитета  по  архивам  и  делопроизводству  Республики  Беларусь  от  06.08.2001  №  38 "Об утверждении Перечня типовых документов органов  государственной  власти  и  управления,  учреждений,  организаций  и  предприятий  Республики  Беларусь по организации системы управления,  ценообразованию,  финансам,  страхованию, управлению государственным  имуществом,  приватизации,  внешнеэкономическим  связям  с указанием  сроков  хранения  и Положения о порядке его применения" на основании  постановления  Комитета  по  архивам  и  делопроизводству при Совете  Министров от 28.04.2004 № 4 внесены изменения и дополнения.