Помощь: Порядок в документах — гарантия успешной проверки

             ПОРЯДОК В ДОКУМЕНТАХ - ГАРАНТИЯ УСПЕШНОЙ ПРОВЕРКИ          Проверки,   проводимые  как  контролирующими  органами,  так  и  аудиторами,  показывают,  что  субъектами хозяйствования допускаются  ошибки  не  только  в  методологии  бухгалтерского  учета,  но  и  в  организации документооборота, в частности, во многих организациях не  соблюдается порядок хранения документов. В данном материале подробно  освещаются  вопросы  организации оперативного хранения бухгалтерских  документов,  порядок  организации  архива  на  предприятии,  а также  рассмотрены    особенности   хранения   документов   ликвидированных  субъектов хозяйствования.                Организация оперативного хранения документов          При      организации     хранения     документов     необходимо  руководствоваться следующими нормативными документами:       1) Законом  РБ  от   06.10.1994    №   3277-XII «О национальном  архивном  фонде и архивах  в  Республике  Беларусь»  (с  изменениями  и дополнениями, внесенными Законом РБ от 06.01.1999 № 236-З);       2)  Основными  правилами  работы  архивов центральных и местных  органов государственной власти и управления, учреждений, организаций  и  предприятий  Республики Беларусь, утвержденными решением Коллегии  Госкомархива  РБ  от 30.04.1997 № 5 (далее - Основные правила работы  архивов);       3)  Примерной  инструкцией по делопроизводству в министерствах,  госкомитетах  и  других центральных органах управления, учреждениях,  организациях  и  на  предприятиях  Республики Беларусь, утвержденной  приказом  председателя  Комитета по архивам  и  делопроизводству  РБ   от 23.05.1995 № 13;       4)   Положением   о   Национальном  архивном  фонде  Республики  Беларусь,  утвержденным  Указом Президента РБ  от  20.09.1996  № 373   (в ред. Указа Президента РБ от 04.10.2002 № 513);       5)  Положением  о  порядке  участия  организаций  в  возмещении  издержек   по   хранению   документов   в  государственных  архивах,  утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 31.01.2000 № 125;       6)   Положением   о   государственном  надзоре  за  соблюдением  законодательства  по  архивному  делу  и  ведению делопроизводства в  Республике Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров РБ  от 22.12.1998 № 1947;       7)  Правилами  ведения  юридическими  лицами  и индивидуальными  предпринимателями  книги  учета  проверок  (ревизий),  утвержденными  постановлением Совета Министров РБ от 22.02.2001 № 248;       8)   Правилами  учета  и  передачи  электронных  документов  на  государственное   хранение,  утвержденными  приказом Госкомархива РБ   от 03.04.1997 № 8;       9)  Положением  о документах и документообороте в бухгалтерском  учете,  утвержденным  Минфином СССР от 29.07.1983 № 105 (применяется  на  территории Республики Беларусь в части, не противоречащей Закону  РБ  от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском  учете  и  отчетности»   (в ред. Закона РБ от 25.06.2001 № 42-З)).       Различают  оперативное  и  архивное  хранение  всех документов,  образующихся в деятельности организаций, в т.ч. и бухгалтерских.       Порядок  архивного хранения документов организации регулируется  Основными  правилами  работы архивов. В них изложены правовые основы  деятельности,  задачи и функции архивов; требования, предъявляемые к  номенклатурам   дел;   методика   проведения   экспертизы   ценности  документов;  порядок  формирования  и  оформления  дел,  уничтожения  документов   временного   хранения,  составления  научно-справочного  аппарата  к  документам  архива,  учета,  обеспечения  сохранности и  использования документов, а также другие вопросы.       Сроки      хранения      документов      устанавливаются      в  соответствии  с  Перечнем типовых документов органов государственной  власти   и   управления,   учреждений,   организаций  и  предприятий  Республики    Беларусь    по    организации    системы   управления,  ценообразованию,  финансам,  страхованию, управлению государственным  имуществом,  приватизации,  внешнеэкономическим  связям  с указанием  сроков   хранения,   утвержденным   постановлением  Госкомархива  РБ   от 06.08.2001  №  38  (с   изменениями  и  дополнениями,  внесенными  постановлением   Госкомархива   РБ  от  28.04.2004  №  4)  (далее  -  Перечень-2001).       С  момента  заведения и до передачи в ведомственный архив или в  архив организации документы хранятся в структурных подразделениях, в  так  называемом  оперативном  архиве. Главный бухгалтер и сотрудники  бухгалтерии несут ответственность за сохранность документов и дел.       В  соответствии  с  графиком выполнения учетных работ в течение  1-3  месяцев бухгалтерские документы могут находиться на обработке у  бухгалтера,  ведущего  тот  или  иной  участок  учета. Эти документы  должны храниться в бухгалтериях или в специально отведенных для этой  цели  помещениях  в  запирающихся  шкафах,  обеспечивающих их полную  сохранность,   предохраняющих   документы   от  пыли  и  воздействия  солнечного  света. В целях повышения оперативности поиска документов  они  группируются  в  дела,  которые  располагаются в соответствии с  номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на  внутренней  стороне  шкафа.  На  корешках  обложек  дел  указываются  индексы по номенклатуре.       Кассовые  ордера, авансовые отчеты, банковские документы должны  быть  подобраны  в  хронологическом порядке и переплетены. Отдельные  виды  документов  (наряды на работу, сменные рапорты, путевые листы)  могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание  их    утери    или    злоупотреблений.    Организации,   применяющие  журнально-ордерную форму учета, обязаны руководствоваться главой XIV  Инструкции    по    применению   единой   журнально-ордерной   формы  счетоводства,  утвержденной  Минфином  СССР  08.03.1960  №  63,  где  сказано,  что первичные бухгалтерские документы хранятся отдельно от  журналов-ордеров  или ведомостей аналитического учета. Каждая партия  документов   текущего   месяца,  относящаяся  к  какому-либо  одному  журналу-ордеру или к одной ведомости, формируется отдельно. При этом  внутри  дела  документы  подшиваются  в  порядке  последовательности  записей   в   журнале-ордере  или  в  ведомости.         Листки-расшифровки  хранятся вместе с документами, относящимися  к   журналам-ордерам  или  вспомогательным   ведомостям,  в  которых  производились    записи    на    основе    этих    документов    или  листков-расшифровок.  Расчетные  ведомости  по  зарплате  хранятся в  отдельном  деле  по  месяцам  или  в  целом  за  год  в  зависимости   от количества ведомостей.       Если   по   какому-либо  журналу-ордеру  или  ведомости   число    первичных  документов  незначительно,  хранение  каждой  партии этих   документов  производится  в годовых делах. При этом документы одного    месяца отделяются от документов другого месяца разделителями.             Выдача  документов  и  дел  другим подразделениям или сторонним   организациям  производится  с  разрешения  руководителя  и  главного   бухгалтера.  На  место  изъятого  из дела документа следует помещать   листок-заместитель, по которому контролируется возврат документа. На  выданное    дело   заводится   карта-заместитель   дела.   Сторонним  организациям  дела  выдаются  по  актам  о  выдаче  дел во временное  пользование.       Изъятие   и  выдача  документов  из  дел  постоянного  хранения  допускается  в  исключительных случаях с разрешения соответствующего  руководителя  с  обязательным  включением  в  дело  заверенной копии  изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника.       Завершенные  дела  постоянного  и  временного  (свыше  10  лет)  хранения  разрешено  в  течение  двух лет оставлять в бухгалтерии, а  затем  сдавать в архив. Архив принимает от структурных подразделений  (в  т.ч.  от  бухгалтерии)  только  правильно оформленные дела. Срок  оперативного хранения документов (дел) входит в общий срок хранения,  установленный  законодательством  Республики  Беларусь,  в частности  Перечнем-2001.                      Организация архива на предприятии          Законом   РБ   «О  Национальном  архивном  фонде  и  архивах  в  Республике  Беларусь»  определено,  что  архив  -  это  совокупность  архивных  документов,  а  также  архивное учреждение или структурное  подразделение   государственного  органа,  учреждения,  организации,  осуществляющее   комплектование,   учет,  хранение  и  использование  архивных документов.       В  организациях  не  создается  отдельный  архив  для  хранения  бухгалтерских  документов.  Бухгалтерские документы хранятся в общем  архиве организации.       Архиву  предоставляется специально построенное здание или часть  здания, приспособленная для хранения документов организации.       Архивы   негосударственных   организаций   представляют   собой  негосударственную   часть   Национального  архивного  фонда.  Архивы  государственных    организаций    -    это   государственная   часть  Национального архивного фонда.       Организации   негосударственной   формы   собственности   после  истечения сроков хранения документов по личному составу представляют  в государственные архивы данные о хранившихся у них документах и акт  об   уничтожении   этих   документов.   При  ликвидации  организации  негосударственной  формы  собственности документы по личному составу  подлежат обязательной передаче на государственное хранение.       Государственный   надзор  за  соблюдением  законодательства  по  делопроизводству и архивному делу в Республике Беларусь, соблюдением  норм  и  принципов     работы    с    документами,     установленных   стандартами, специальными  правилами  и  инструкциями,   возлагается      на Государственную инспекцию архивов и делопроизводства.       Руководители  организаций  обеспечивают контроль за соблюдением  установленного  порядка  накопления, обеспечения сохранности, учета,  использования  документов до их передачи на государственное хранение  и  несут  ответственность  за  полноту  и сохранность документальных  материалов.                        Требования к помещению архива          Архиву  предоставляется специально построенное здание или часть  здания, приспособленная для хранения документов организации.       Архив состоит из комплекса помещений, в который входят:       хранилища для документов;       рабочие кабинеты для сотрудников;       читальный  зал (кабинет) для работы исследователей, сотрудников  организации и прочих пользователей.       Хранилища должны быть изолированы. Посторонние лица допускаются  в  них  только  с  разрешения  заведующего  архивом  и в присутствии  сотрудника архива.       Хранилища  архива  должны  быть безопасны в пожарном отношении,  гарантированы  от  затопления  и  иметь  запасный  выход.  Запрещено  размещать  хранилища  рядом  с  пищеблоком.  Нежелательно размещение  архива в чердачных помещениях и в подвалах.       Наружные  двери хранилищ должны быть обиты металлическим листом  и  иметь  надежные  замки.  В  нерабочее время они опечатываются или  пломбируются.  Печать,  пломбир  и  ключ  хранятся  у  дежурного  по  организации   или   в  месте,  установленном  правилами  внутреннего  трудового распорядка.       Помещения   архива  оборудуются  охранной  сигнализацией,  окна  защищаются распашными решетками.       Температурно-влажностный  режим хранения документов на бумажной  основе должен соответствовать следующим данным:     |—————————————————————————————————–———————————————————————————————————¬  |Помещения с регулируемым климатом|Помещения с нерегулируемым климатом|  |—————————————————–———————————————+———————————————————–———————————————|  |  температура,   | влажность, %  |   температура,    | влажность, %  |  |     град.С      |               |      град.С       |               |  |—————————————————+———————————————+———————————————————+———————————————|  |    +17 - +19    |     50-55     |     +14 - +20     |     45-60     |  |—————————————————+———————————————+———————————————————+———————————————|          Не  допускается  освещение  документов прямым солнечным светом.  Рекомендуется  хранилища  располагать  в  здании  окнами на северную  сторону.       Защита дел от действия света обеспечивается:       хранением  документов в коробках, папках, переплетах,  а  также   в шкафах и на стеллажах закрытого типа;       применением на окнах светозащитного оборудования.       Условия  содержания  и  хранения  документов  должны  исключать  возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли  более 0,15 мг/кв.м.                             Оборудование архива          Хранилища  должны  быть  оборудованы  стационарными  стеллажами   с соблюдением установленного порядка их размещения, а именно:       ширина главных проходов между рядами стеллажей - 120 см;       ширина проходов между стеллажами - 75 см;       расстояние  между  стеной и стеллажом,  параллельным  стене,  -   75 см;       расстояние между полками по высоте - 40 см;       расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;       расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не  менее  15 см,   в цокольных этажах - не менее 30 см.       Конструкция и размеры стеллажей и шкафов для документов особого  формата определяются размерами этих документов.       При  оборудовании  хранилищ  деревянными  стеллажами необходима  обработка их огнезащитным составом.       Для работы у стеллажей используются лестницы-стремянки.       При возникновении чрезвычайных происшествий (пожар, затопление,  злоумышленное    проникновение)   принимаются   меры   по   спасению  документов.  Специальной  комиссией составляется акт о происшествии.  Случаи  утраты,  порчи,  гибели  документов,  а  также возникновение  ситуаций,   которые   могут  к  ним  привести,  рассматриваются  как  чрезвычайные происшествия, и о них немедленно ставится в известность  руководство организации.                          Размещение дел в хранилище          Документы   постоянного   хранения   размещаются   отдельно  от  документов временного хранения и по личному составу.       Дела  постоянного  хранения  размещаются в коробках или папках,  дела   временного   хранения   формируются   в  связки.  К  коробкам  приклеиваются,  а к связкам прикрепляются ярлыки. На них указываются  порядковый  номер,  номер  фонда  и  описи, год, крайние номера дел,  включенных в данную коробку (связку).       Не  допускается хранение документов на полу,  на  подоконниках,   в неразобранных кипах, транспортировочной таре.       Работа  архива  осуществляется  в  соответствии с положением об  архиве,  в  котором  определяется  правовой статус, задачи, функции,  права,   источники   комплектования   архива  и  состав  документов,  поступающих на хранение.                   Подготовка документов к архивному хранению                     (формирование и оформление дел)          По срокам хранения различают документы и дела:       1) постоянного хранения - бессрочное (вечное) хранение;       2) временного хранения, которые, в свою очередь, подразделяются  на временное свыше 10 лет и временное до 10 лет включительно;       3)  по  личному  составу.  К  такого  рода документам относятся  документы,   создаваемые   при  оформлении  на  работу,  увольнении,  перемещении   работника,   предоставлении  отпуска,  командировании,  поощрении,   выплате  заработной  платы,  а  также  иные  документы,  входящие в состав личного дела.       Для  определения сроков хранения, передачи документов в архив и  уничтожения    документов   руководителем   назначается   экспертная  комиссия, которая производит отбор документов:       постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) - для передачи  в архив;       временного  (до 10 лет включительно) хранения - для дальнейшего  хранения в структурных подразделениях;       временного  хранения,  сроки  хранения  которых  истекли, - для  выделения к уничтожению.       Согласно  п.6.1  Положения  о  документах  и документообороте в  бухгалтерском   учете   первичные   документы,   учетные   регистры,  бухгалтерские  отчеты  и  балансы  подлежат   обязательной  передаче   в архив. Однако п.5.3.1  Основных правил работы архивов установлено,  что  в  архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет)  хранения  и  по  личному  составу,  срок  хранения  которых  75  лет  (например, дела о трудовом стаже и т.д.).       В   своем   большинстве  бухгалтерские  документы  относятся  к  документам  временного  - до 10 лет включительно - хранения. Поэтому  целесообразно  воспользоваться  положением  п.5.3.2  Основных правил  работы  архивов:  дела  временного  (до  10  лет включительно) срока  хранения  передаче  в  архив  не  подлежат.  Они  могут  храниться в  бухгалтерии, а по истечении предусмотренных сроков хранения подлежат  уничтожению   в   установленном   порядке.   Указанные   дела  могут  передаваться  в  архив  только  в  исключительных случаях по решению  руководителя организации. Передача их осуществляется по номенклатуре  дел с соответствующей отметкой о приеме-передаче дел.       Передача  в  архив  дел  постоянного, временного (свыше 10 лет)  хранения  и  по  личному  составу производится только по описям дел.  Указанные  описи  составляются  в  двух экземплярах, один из которых  передается   вместе  с  делами  в  архив,  а  второй  -  остается  в  бухгалтерии  в качестве контрольного экземпляра. В обоих экземплярах  описи против каждого заголовка дела делается отметка о наличии дела.  В  конце  каждого  экземпляра  описи  указывается цифрами и прописью  количество  фактически  принятых  в  архив дел, номера отсутствующих  дел,  дата  приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива и  лица, передавшего дела.       Следует  различать  понятия  «формирование  дела» и «оформление  дела».  Формирование дела - это отнесение документов к определенному  делу  и  систематизация  документов  внутри  дела. Формирование дела  осуществляется  в  рамках  отчетного периода (как правило, это год),  т.е.   происходит   накапливание   в   делах  исполненных  первичных  бухгалтерских   документов   и   регистров   бухгалтерского   учета.  Оформление  дела  - определяемая установленными правилами подготовка  дела  к  хранению.  В  архив организации документы сдаются в составе  оформленных дел.       Документы  группируются  в  дела в соответствии с номенклатурой  дел.  При  этом  проверяются  правильность оформления документов, их  соответствие   государственным,   отраслевым   стандартам  и  другим  нормативным актам. Документы постоянного и временного срока хранения  группируются  в  отдельные  дела.  Бухгалтерские  документы  в  деле  систематизируются  в хронологическом порядке - по датам, месяцам, по  нумерации.   Лицевые   счета   рабочих  и  служащих  группируются  в  самостоятельные  дела  в  пределах  года и располагаются по алфавиту  фамилий (внутри структурных подразделений).       Объем  дела не должен превышать 250 листов при толщине не более  4 см (в исключительных случаях допускается объем дел до 300 листов).       Дела  организации подлежат оформлению в два этапа: первый - при  их   заведении,   второй   -  по   завершении   календарного   года.    В зависимости  от  сроков хранения проводится  полное  или частичное  оформление дел.       Дела  постоянного,  временного  (свыше  10  лет)  хранения и по  личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает  подшивку  или  переплет  дела,  нумерацию листов в деле, составление  заверительной    надписи    (листа-заверителя   дела),   составление  внутренней описи документов дела (в необходимых случаях), оформление  обложки дела.       Все   листы  в  деле,  кроме  заверительной  надписи  и  листов  внутренней  описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в  правом  верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным  карандашом   или   нумератором.   Использование   чернил  и  цветных  карандашей  для  нумерации  листов  не допускается. Листы внутренней  описи   документов   дела   нумеруются   отдельно.   Сложенный  лист  разворачивается  и  нумеруется  в  правом  верхнем углу. Лист любого  формата,  подшитый  за  один  край,  нумеруется как один лист. Лист,  сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.       В  графе  «Примечания»  описи  делается  запись,  если  из дела  изымаются   документы   или   в   дело  включаются  документы-копии,  заменяющие подлинники.       Внутренняя опись документов дела оформляется на отдельном листе  и  помещается  в начале дела. Если дело было подшито или переплетено  без  бланка  внутренней  описи,  то  внутренняя  опись подклеивается   к внутренней стороне лицевой обложки дела.       На  обложке  дела  обязательно  указывается  дата дела - год(ы)  заведения  и  окончания дела в делопроизводстве. Если в деле имеются  документы-приложения  за  более  ранний  период, чем год образования  дела,  то  на обложке под датой делается пометка: «Имеются документы  за … год(ы)».       На  обложке  дел,  содержащих  ряд  разновременных  документов,  указываются  крайние  даты документов, т.е. даты (число, месяц, год)  регистрации  (составления,  утверждения)  самого  раннего  и  самого  позднего документов, включенных в дело.       Дата  на обложке обозначается арабскими цифрами. Если число или  месяц выражаются однозначными числами, то перед ними следует ставить  нули (например, 05.04.2006).       Количество  листов  в  деле  выносится  на обложку на основании  заверительной  надписи  дела.  Срок  хранения переносится на обложку  дела   из  номенклатуры  дел  организации  после  уточнения  его  по  соответствующему  перечню  документов. На делах постоянного хранения  помещается  надпись:  «Хранить  постоянно»,  а  на  делах временного  хранения: «Хранить … лет».       При  внесении  дела  в  опись на обложке проставляется архивный  шифр  дела,  включающий  номер фонда (Ф.), номер описи (Оп.) и номер  дела (Д.).       Надписи  на  обложках  делаются  четко светостойкими чернилами,  тушью  или  шариковой ручкой. Допускается предварительное заполнение  формы  обложки  на  компьютере с последующей наклейкой ее на обложку  дела.       Дела   временного  (до  10  лет  включительно)  срока  хранения  подлежат частичному оформлению. При этом допускается документы таких  дел    хранить    в    скоросшивателях,    листы    не   нумеровать,  пересистематизацию   дел  не  производить,  а  также  не  составлять  внутренние описи и заверительные надписи.       Документы,  включенные в дело постоянного хранения, подшиваются  в  четыре  прокола  в твердую обложку (при объеме дела до 50 листов)  или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех  документов,  дат,  виз  и  резолюций  на  них.  При подготовке дел к  подшивке   (переплету)  металлические  предметы  (булавки,  скрепки,  скобы) из документов удаляются.             Уничтожение документов с истекшими сроками хранения          После  проведения  экспертизы  ценности  документов  на  дела с  истекшими   сроками   хранения   составляется   акт  о  выделении  к  уничтожению  документов,  не  подлежащих  хранению. Акты о выделении  документов   к  уничтожению  рассматриваются  комиссией  организации  одновременно  с  описями  дел,  а  затем  утверждаются руководителем  организации.       В  акте  о  выделении  к  уничтожению документов, не подлежащих  хранению, указываются:       - заголовки отдельных дел или групповые заголовки на однородные  дела (т.е. заголовки на несколько дел одного вида);       -  номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их  усовершенствования   (переработки)   отдельные  дела  или  документы  выделены к уничтожению;       -   индексы  дел  по  номенклатуре  или  номера  дел  по  описи  (указываются  для  дел,  срок хранения которых свыше 10 лет, а также  дел,  выделенных  к уничтожению в ходе усовершенствования описей дел  постоянного хранения);       - количество дел;       - сроки хранения дел и номера статей по перечню.       Юридические   и   физические   лица,   являющиеся   источниками  формирования  Национального  архивного фонда Республики Беларусь, не  имеют  права  уничтожать  архивные  документы без разрешения органов  государственной архивной службы Республики Беларусь.       Дела  включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не  подлежащих  хранению,  если  предусмотренный  для  них срок хранения  истек к 1 января года, в котором составлен акт.       Организациям  всех  форм  собственности запрещается уничтожение  документов, сроки хранения которых не истекли.       Отобранные   к   уничтожению   и  включенные  в  акт  документы  передаются   организациям,  ведающим  заготовкой  вторичного  сырья.  Использование  этих  документов  для  хозяйственных  нужд запрещено.  Сдача  документов  оформляется  приемо-сдаточными  накладными.  Дата  сдачи  и  номер  накладной указываются в акте, который подшивается в  соответствующее  дело  только  после  внесения  изменений  в учетные  документы архива.       Уничтожение  документов  с истекшими сроками хранения с помощью  уничтожителя  бумаг  либо  иным  путем  не допускается. Исключение в  соответствии   с   нормативными   правовыми   актами   делается  для  документов,  содержащих так называемую «конфиденциальную информацию»  и соответствующие ограничительные грифы («Секретно», «Для служебного  пользования»).   Уничтожение   таких   документов  осуществляется  с  оформлением отдельного акта и отражением факта уничтожения в учетных  формах.       Документы  по личному составу не подлежат уничтожению в течение  75   лет.  Этот  срок   хранения   предусмотрен   ст.19   Закона  РБ  «О Национальном архивном фонде и  архивах  в  Республике  Беларусь».  Организации,  учреждения  негосударственных  форм  собственности,  а  также   граждане,  занимающиеся  предпринимательской  деятельностью,  ведущие  крестьянское (фермерское) хозяйство, после истечения сроков  хранения    документов    по    личному   составу   представляют   в  государственные архивы, обслуживающие соответствующие зоны, данные о  составе  хранившихся  у  них  документов  и  акт об уничтожении этих  документов.          Особенности хранения документов ликвидированных субъектов          При   ликвидации   государственных   органов,   государственных  организаций,  учреждений  образовавшиеся  в процессе их деятельности  документы  передаются правопреемникам. В случае ликвидации названных  органов,  организаций,  учреждений  без  передачи  их функций другим  органам,  организациям,  учреждениям документы постоянного хранения,  относящиеся   к   Национальному   архивному   фонду,   передаются  в  соответствующий   государственный  архив,   а   архивные   документы    с неистекшими  сроками  временного  хранения  и по личному составу -   в архив вышестоящей организации.       При  преобразовании  государственных  организаций в организации  иных  форм собственности их архивные документы постоянного хранения,  сложившиеся   на   момент  преобразования,  передаются  на  хранение   в государственные архивы.       Ликвидируемым  субъектам хозяйствования негосударственной формы  собственности    следует    руководствоваться   п.63   Положения   о  государственной  регистрации и ликвидации (прекращении деятельности)  субъектов   хозяйствования,  утвержденного  Декретом  Президента  РБ   от 16.03.1999 № 11 (в  ред.  Декрета  Президента  РБ  от  17.12.2002   № 29), где установлено, что ликвидационная комиссия  представляет  в  регистрирующий  орган справку из территориального архива (городского  или  районного)  о  сдаче  на  хранение  документов.  При ликвидации  коммерческой  (негосударственной)  организации ее документы подлежат  передаче   в   территориальный   архив   соответствующего   местного  исполнительного  и  распорядительного  органа  на бескомпенсационной  основе.       В  случае  ликвидации  (прекращения  деятельности) юридического  лица   одновременно   с  документами  ликвидируемого  (прекращающего  деятельность)  субъекта ликвидационной комиссией сдается на хранение  и  книга  учета  проверок (ревизий), срок хранения которой не истек.  Это требование установлено п.11 Правил ведения юридическими лицами и  индивидуальными  предпринимателями  книги  учета проверок (ревизий),  утвержденных постановлением Совета Министров РБ от 22.02.2001 № 248.  Передача  книг  учета проверок (ревизий) на хранение производится по  номенклатуре дел юридического лица, индивидуального предпринимателя,  приемка в архив - на основании акта приема-передачи дел организации,  индивидуального предпринимателя.       Подтверждением  сдачи  на  хранение  документов  и  книги учета  проверок (ревизий) является справка территориального (городского или  районного)   архива   соответствующего  местного  исполнительного  и  распорядительного   органа   о   сдаче   на   хранение   документов,  представляемая ликвидационной комиссией в регистрирующий орган.       Государственные  организации,  учреждения, предприятия в случае  их    ликвидации    книги    учета   проверок   (ревизий)   передают    в установленном порядке также по номенклатуре дел.       Документы  ликвидируемой  организации  передаются  на основании  описей  дел  постоянного  хранения,  описей  дел по личному составу,  описей  дел  со  сроком  хранения свыше 10 лет. Документы временного  срока  хранения ликвидируемой организации, сроки хранения которых не  истекли,   передаются   по   описям   дел,   номенклатурам   дел   с  соответствующей   отметкой   в   них  о  приеме-передаче  документов  временного  срока  хранения.  Документы  временного  срока хранения,  сроки  хранения которых истекли, подлежат уничтожению в соответствии  с утвержденным актом о выделении к уничтожению.     04.04.2006 г.     Наталья Кондакова, кандидат экономических наук, аудитор     Журнал «Главный Бухгалтер. Ревизор» № 4, 2006 г.     Для более детального изучения см.: 1. Пособие                                     2. Схему                                     3. Справочную информацию     От редакции: Со 2 ноября 2006 г. в пункт 1 Положения о  Национальном  архивном фонде Республики  Беларусь, утвержденного Указом Президента  Республики Беларусь  от 20.09.1996 № 373 «Об утверждении Положения о  Национальном  архивном  фонде  Республики  Беларусь,  а  также  сети  государственных   архивных   учреждений   Республики  Беларусь»,  на  основании  Указа Президента Республики Беларусь от  26.10.2006 № 633  внесено изменение.       С 12 января 2007  г. в  Указ Президента Республики  Беларусь от  20.09.1996 № 373 «Об утверждении  Положения о Национальном  архивном  фонде  Республики  Беларусь, а также  сети  государственных архивных  учреждений   Республики  Беларусь»  на  основании  Указа  Президента  Республики Беларусь от 12.01.2007 № 23 внесены изменения.       С   14   сентября   2007  г.  в   приложение  к   постановлению  Государственного комитета по архивам и  делопроизводству  Республики  Беларусь  от  06.08.2001  №  38  «Об  утверждении   Перечня  типовых  документов органов государственной власти и управления,  учреждений,  организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы  управления,   ценообразованию,  финансам,  страхованию,   управлению  государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям  с указанием сроков хранения и  положения о порядке  его применения»,  на основании  постановления Министерства юстиции  от 31.08.2007 № 58  внесены изменения и дополнения.