Комментарий к постановлению Государственного налогового комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 08.08.2001 № 39 «Об утверждении Положения о порядке сдачи юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями на хранение в архив книги учета проверок (ревизий)»

       КОММЕНТАРИЙ К ПОСТАНОВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОГО НАЛОГОВОГО КОМИТЕТА  ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ОТ 08.08.2001 № 39    "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ СДАЧИ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ       И ИНДИВИДУАЛЬНЫМИ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯМИ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ                     КНИГИ УЧЕТА ПРОВЕРОК (РЕВИЗИЙ)"          Форма  книги  учета проверок (ревизий), а также Правила ведения  юридическими  лицами и индивидуальными предпринимателями книги учета  проверок  (ревизий) утверждены постановлением Совета Министров РБ от  22.02.2001 № 248.       В  книгу учета проверок (ревизий) вносятся необходимые сведения  о проверках, проводимых работниками различных контролирующих органов  при  представлении  ими  служебного  удостоверения  и предписания на  проведение  проверки  (ревизии). Записи также производятся в случае,  если у работника контролирующего органа отсутствует предписание.       Книга  учета проверок (ревизий) включается в номенклатуру дел*,  которая   составляется  каждой  организацией  в  четвертом  квартале  текущего года на следующий год. При этом она включается в тот раздел  номенклатуры   дел,   где   она   ведется   в   делопроизводственном  (календарном)  году. Каждому структурному подразделению (направлению  деятельности) по графе 2 номенклатуры дел присваивается определенный  порядковый  номер,  например:  1  - канцелярия; 2 - бухгалтерия; 3 -  организационный отдел и т.д.       В   графе  1  номенклатуры  дел  "индекс  дела"  соответственно  проставляется  индекс  дела  по номенклатуре дел,состоящий из номера  структурного  подразделения (направления деятельности) и порядкового  номера  дела  внутри данного структурного подразделения (направления  деятельности).       Так,   если   книга   учета   проверок   (ревизий)  включена  в  номенклатуру  дел  организационного  отдела,  имеющего  номер  2,  а  порядковый  номер  книги  внутри данного отдела - 5, то ее индекс по  графе  1  будет  2-5.  Индекс 2-5 выносится и на обложку книги учета  проверок (ревизий).       Постановление  №  248  вступило  в силу с 1 марта 2001 г. Книгу  учета  проверок  (ревизий)  необходимо  было оформить в течение двух  месяцев  с  этой  даты  (то  есть  к 1 мая 2001 г.), о чем следовало  сделать   запись   в  номенклатуре  дел.  В  конце  каждого  раздела  номенклатуры  дел  помещаются  резервные  индексы  для дополнительно  заведенных  дел,  которые  по  тем  или  иным причинам не могли быть  учтены при составлении номенклатуры.       Срок  хранения  книги  -  5  лет  после завершения ее ведения -  установлен  в  соответствии  со  ст.  29 Перечня типовых документов,  образующихся  в  деятельности  госкомитетов, министерств, ведомств и  других  учреждений,  организаций,  предприятий,  с  указанием сроков  хранения   (одобрен  Центральной  экспертно-  проверочной  комиссией  Главного  архивного управления при Совете Министров СССР 01.04.1988,  утвержден  начальником  ГАУ  при  Совете Министров СССР 15.08.1988).  Следует  отметить,  что  Госкомархив РБ постановлением от 06.08.2001  №38  утвердил  Перечень  типовых  документов органов государственной  власти   и   управления,   учреждений,   организаций  и  предприятий  Республики    Беларусь    по    организации    системы   управления,  ценообразованию,  финансам,  страхованию, управлению государственным  имуществом,  приватизации,  внешнеэкономическим  связям  с указанием  сроков  хранения и Положение о порядке его применения. Но, поскольку  в  данном  перечне  в настоящее время отсутствует раздел "Контроль",  срок  хранения  книги  учета проверок (ревизий) определен по перечню  1988 г.       Книга  учета  проверок  (ревизий) в соответствии с действующими  правилами  хранится  в структурном подразделении (у исполнителя) еще  год  после  завершения  делопроизводством  и соответствующим образом  оформляется.Листы  книги  нумеруются  чернилами  арабскими цифрами в  правом  верхнем  углу.  В  конце  книги  помещается  чистый лист для  заверительной надписи:     В деле прошито и пронумеровано,   прошнуровано ______________ листов,              (цифрами и прописью)  книга опечатана сургучной (мастичной) печатью.      Наименование должности лица, заверяющего надпись_______________                                                  (И.О. Фамилия)  ______________    (подпись)      "____"______________г.          Лист  с заверительной надписью не нумеруют. В случае отсутствия  печати  у  индивидуального предпринимателя книга скрепляется штампом  налогового органа по месту налогового учета.  Обложка дела оформляется следующим образом:                                     Дело № 2-5                         Книга учета проверок (ревизий)  ____________________________________________________________________       (полное  наименование юридического лица, Ф.И.О. индивидуального  предпринимателя, дата и номер государственной регистрации)  ____________________________________________________________________       (место   нахождения   юридического   лица,   место   жительства  индивидуального предпринимателя)                                          Начато 02.05.2001 года                                       Окончено 29.12.2003 года                                       На 20 листах                                       Срок хранения 5 лет          Затем    книга    передается   в   архив   юридического   лица,  индивидуального  предпринимателя  по  номенклатуре  дел.  При этом в  конце  номенклатуры  дел  делается отметка о приеме-передаче книги в  архив.       Принятая  в архив книга учета проверок (ревизий) хранится 5 лет  после   ее   завершения,  по  истечении  этого  срока  она  подлежит  уничтожению  и включается в акт о выделении к уничтожению документов  и  дел.  Книга,  законченная делопроизводством в 2003 г., может быть  включена в акт не ранее 1 января 2009г.       В  случае  ликвидации  (прекращения  деятельности) юридического  лица    негосударственной   формы   собственности,   индивидуального  предпринимателя  книга  одновременно  с  документами  ликвидируемого  (прекращающего   деятельность)  юридического  лица,  индивидуального  предпринимателя  в  установленном  порядке  сдается  на  хранение по  номенклатуре  дел.  Об этом свидетельствует справка территориального  (городского   или   районного)   архива   соответствующего  местного  исполнительного  и  распорядительного  органа  о  сдаче  на хранение  документов, представляемая ликвидационной комиссией в регистрирующий  орган  в  соответствии с п. 64 Декрета Президента РБ от 16.03.1999 №  11 (с изменениями, внесенными Декретом Президента РБ от 16.11.2000 №  22).       Государственные  организации,  учреждения, предприятия в случае  их   ликвидации   книги   учета   проверок   (ревизий)   передают  в  соответствующие государственные архивы также по номенклатуре дел.     14.09.2001 г.     Эмма Давыдова, начальник отдела делопроизводства и формирования  Национального архивного фонда Государственный комитет по архивам   и делопроизводству Республики Беларусь     Журнал "Главный Бухгалтер" № 34, 2001 г.     Для более детального изучения см. Комментарий                                    Комментарий     От редакции: С 10  октября  2003 г. в  Положение  о  государственной  регистрации   и   ликвидации  (прекращении  деятельности)  субъектов  хозяйствования, утвержденное Декретом Президента Республики Беларусь  от  16.03.1999  №  11 "Об упорядочении государственной регистрации и  ликвидации  (прекращения деятельности) субъектов хозяйствования", на  основании  Декрета Президента Республики Беларусь от 08.10.2003 № 21  внесены изменения и дополнения.       В  приложение  к  постановлению  Государственного  комитета  по  архивам  и  делопроизводству  Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38  "Об  утверждении  Перечня типовых документов органов государственной  власти   и   управления,   учреждений,   организаций  и  предприятий  Республики    Беларусь    по    организации    системы   управления,  ценообразованию,  финансам,  страхованию, управлению государственным  имуществом,  приватизации,  внешнеэкономическим  связям  с указанием  сроков  хранения  и Положения о порядке его применения" на основании  постановления  Комитета  по  архивам  и  делопроизводству при Совете  Министров от 28.04.2004 № 4 внесены изменения и дополнения.