09.08.2016
Расчеты и планы: Документооборот при приемке, обнаружении расхождений, брака, возврате (списании) бланков строгой отчетности
ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРИ ПРИЕМКЕ, ОБНАРУЖЕНИИ РАСХОЖДЕНИЙ, БРАКА, ВОЗВРАТЕ (СПИСАНИИ) БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ 1. Документооборот при обнаружении расхождения фактического наличия бланков строгой отчетности с данными сопроводительных документов Порядок хранения, учета и использования организациями и индивидуальными предпринимателями (далее - субъекты хозяйствования) бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном регистре бланков строгой отчетности, регламентируется Положением о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденным постановлением Минфина РБ от 21.02.2002 № 21. Приказом руководителя субъекта хозяйствования (по согласованию с главным бухгалтером) утверждается перечень (примечание) материально ответственных лиц, работающих с бланками строгой отчетности (БСО), и лицо, ответственное за ведение учета и хранение БСО (как правило, из числа работников бухгалтерии), на которое возлагается ведение приходно-расходной книги по учету бланков строгой отчетности и карточек-справок по выданным и использованным бланкам строгой отчетности. При реализации БСО подразделение реализующей организации представляет субъекту хозяйствования сами бланки строгой отчетности и сопроводительные документы к ним (накладные) (см. действие 1 на схеме 1). Материально ответственное лицо субъекта хозяйствования, принимающее приобретаемые БСО (в соответствии с Положением о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденным постановлением Кабинета Министров РБ от 26.04.1996 № 285), сверяет их фактическое количество с количеством, указанным в сопроводительных документах. В случае обнаружения расхождений составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности. В акте отражается количество недостающих книжек с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности. Акт составляется в двух экземплярах: первый направляется подразделению реализующей организации для выяснения причин расхождения и принятия мер (действие 2 схемы 1), второй остается у субъекта хозяйствования. Приходование БСО (регистрация их в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности) осуществляется с учетом информации, зафиксированной в составленном акте (действие 3). Схема 1 Документооборот при обнаружении расхождения фактического наличия бланков строгой отчетности с данными сопроводительных документов |———————————————————————————————————————————¬ | Субъект хозяйствования ґ---------¬| 1) Сопроводительные |ґ--------------------¬ |Приходно-|| |———————————¬ документы, БСО ||Лицо, ответственное | |расходная|| |Реализующая|—————————————————Ќ||за ведение учета БСО|—————————Ќ|книга по || |организация|Џ—————————————————|‘--------------------’3) Регис- |учету БСО|| |———————————| 2) Акт проверки | трация ‘---------’| наличия БСО | БСО | |———————————————————————————————————————————| 2. Документооборот при обнаружении производственного брака Согласно п.62 Инструкции о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина, МНС и Минсвязи РБ от 16.04.2002 № 61/47/7 (в редакции постановления названных министерств от 15.08.2003 № 117/79/19), под производственным браком бланков первичных учетных документов понимается: - неправильная подборка номеров (например, на первом экземпляре ТТН-1 указана серия АА № 0000001, на втором экземпляре - АА № 0000002, на третьем - АА № 0000001 и т.п.); - непропечатка изображения текста, пятна типографской краски, повреждение поверхности бланка (дыры, стертость и прочее), препятствующие его заполнению; - недостача номеров бланков первичных учетных документов в пачке (книжке) при не нарушенной до получения упаковке; - несоответствие содержания упаковки информации, указанной на ярлыке (этикетке) данной упаковки. Организации и индивидуальные предприниматели (далее - субъекты хозяйствования) при обнаружении производственного брака представляют в инспекцию МНС по месту регистрации в качестве налогоплательщика бракованные бланки первичных учетных документов и акт их приемки, составленный не менее чем в пяти экземплярах (см. действие 1 схемы 2). Инспекция МНС после сверки акта и бракованных бланков заверяет акт, исключает номера и серии бракованных бланков из электронного банка данных с пометкой «Недействительно» (действие 2 схемы 2) и возвращает бракованные бланки и четыре экземпляра акта субъектам хозяйствования (действие 3), которые в свою очередь передают бракованные бланки и три экземпляра акта в подразделение реализующей организации, продавшее им эти бланки (действие 4). Подразделение реализующей организации после получения из электронного банка данных подтверждения об исключении номеров и серий аннулированных бланков (действие 5 схемы 2) направляет бракованные бланки и три экземпляра акта для освидетельствования на центральный склад РУП «Издательство «Белбланкавыд» (действие 6). Результаты освидетельствования отмечаются в акте. РУП «Издательство «Белбланкавыд» направляет первый экземпляр акта с отметкой «Освидетельствовано» и бракованные бланки изготовителю для уничтожения (действие 7), второй экземпляр - в подразделение реализующей организации, продавшее бракованные бланки ТТН-1 (действие 8), третий - оставляет себе. Схема 2 Документооборот при обнаружении среди приобретенных бланков строгой отчетности производственного брака 2) Исключение номеров и серий |————————————————¬ бракованных БСО из ЭБД |—————————————————¬ | ИМНС |———————————————————————————————Ќ|Электронный банк | | | | данных (ЭБД) | |————————–———————| |————————–————————| 1) Бракованные Њ| 3) Бракованные 5) Получение подтверждения | БСО и акт || БСО и акт об исключении из ЭБД | приемки || приемки номеров и серий | (5 экз.) |Ћ (4 экз.) аннулированных БСО Ћ |———————+————————¬ |—————————————————¬ | Субъект |———————————————————————————————Ќ| Реализующая | | хозяйствования | 4) Бракованные БСО и акт | организация | |————————————————| приемки (3 экз.) |————————–————————| |Њ 6) Бракованные БСО (для || 8) 2-й экз. освидетельствования) || акта и акт приемки (3 экз.) Ћ| приемки |————————————————¬ |—————————+———————¬ | Организация- |Џ———————————————————————————————|РУП «Издательство| | изготовитель | 7) Бракованные БСО (для | «Белбланкавыд» | |————————————————| уничтожения) и 1-й экз. |—————————————————| акта приемки 3. Документооборот при возврате неиспользованных ошибочно приобретенных бланков строгой отчетности В случае возникновения потребности в возврате неиспользованных ошибочно приобретенных бланков субъекты хозяйствования в течение 10 рабочих дней с момента приобретения бланков первичных учетных документов: а) представляют в инспекцию МНС по месту регистрации в качестве плательщика: - заявление об аннулировании ранее поданной заявки по возвращаемым бланкам и исключении их серий и номеров из перечня реализованных бланков в электронном банке данных (см. действие 1 схемы 3); - заявление на имя руководителя подразделения реализующей организации с просьбой о согласовании возврата бланков и принятии их на ответственное хранение (действие 2). После положительного рассмотрения первого из названных заявлений инспекция МНС передает в электронный банк данных сведения об аннулировании заявки и исключении серий и номеров возвращаемых бланков из перечня реализованных бланков (действие 4 схемы 3). Второе из названных заявлений, заверенное инспекцией МНС, возвращается субъекту хозяйствования (действие 3); б) представляют в подразделение реализующей организации заверенное инспекцией МНС заявление о согласовании возврата бланков и принятии их на ответственное хранение (действие 5 схемы 3). Согласование возврата бланков осуществляется при условии представления самих возвращаемых бланков и соответствия их состояния первоначальному виду, в котором они были отпущены подразделениями реализующей организации (бланки должны находиться в сброшюрованном виде по пачкам, книжкам, без механических повреждений, без нарушения упаковки и т.п.). Подразделение реализующей организации после получения из электронного банка данных подтверждения аннулирования заявки по возвращаемым бланкам (действие 6 схемы 3) принимают эти бланки и возмещают субъектам хозяйствования 70% их стоимости с учетом затрат на реализацию бланков и внесение информации в электронный банк данных (действия 7 и 8). Схема 3 Документооборот при возврате неиспользованных ошибочно приобретенных бланков строгой отчетности |—————————————————————————————————————————————————————————————¬ | Субъект хозяйствования | |———————–———————————————–———————————————–—————————————————————| 1) Заявление об | 2) Заявление |Њ 3) Заявление | 5) Возвращаемые Њ 8) Пере- аннулировании | о согласо- || о согласо-| БСО и | числение заявки по | вании || вании | заявление о | денежных возвращаемым | возврата || возврата | согласовании | средств БСО и исключе-| БСО || БСО, | возврата | нии их серий | || заверенное| БСО, | и номеров из | || ИМНС | заверенное | перечня | || | ИМНС | реализованных | || | | бланков Ћ Ћ| | | |————————————————————————+———————¬ | |———————+———————¬ | ИМНС | | | Банк | |———————–————————————————————————| | |———————————————| 4) Сведения об | | Њ аннулировании | | |7) Возмещение заявки | | | 70% и исключении | | | стоимости серий и | | | возвращен- номеров | | | ных БСО возвращаемых | 6) Подтверждение | | БСО из перечня| аннулирования | | реализованных | заявки по | | бланков Ћ возвращаемым Ћ | |—————————————————————————¬ БСО |————————————————————+————¬ | Электронный банк данных |————————————————Ќ| Реализующая организация | |—————————————————————————| |—————————————————————————| Для приобретения необходимых бланков субъекты хозяйствования подают в инспекцию МНС по месту регистрации новую заявку в установленном порядке. 4. Документооборот при обнаружении брака, порчи, утраты, хищения бланков строгой отчетности в процессе их использования Материально ответственное лицо, обнаружившее брак, порчу, утрату, хищение бланков строгой отчетности в процессе их использования, обязано немедленно сообщить об этом руководителю (примечание) субъекта хозяйствования для создания комиссии по проведению проверки обнаруженного факта. По результатам проверки комиссия составляет акт списания бланков первичных учетных документов с указанием обстоятельств утраты, хищения, порчи, количества недостающих бланков с перечислением их серий и номеров. Акт подписывается председателем и членами комиссии и утверждается руководителем субъекта хозяйствования. Утвержденный акт списания на следующий рабочий день представляется в инспекцию МНС (см. действие 1 схемы 4), которая передает сведения о бракованных, испорченных, утраченных, похищенных бланках первичных учетных документов в электронный банк данных для исключения из него серий и номеров указанных бланков в течение 5 дней со дня утверждения акта списания (действие 2 схемы 4). Схема 4 Документооборот при обнаружении брака, порчи, утраты, хищения бланков строгой отчетности 1) Акт 2) Сведения списания о списанных |————————————————————————¬ бланков бланках для | Субъект хозяйствования | первичных исключения их | ґ--------------------¬ | учетных серий и номеров | | Комиссия по | | документов|————————¬ из ЭБД |——————————————————¬ | |проведению проверки |—†———————————Ќ| ИМНС |——————————Ќ| Электронный банк | | | БСО | | |————————| | данных (ЭБД) | | ‘--------------------’ | |——————————————————| |————————————————————————| Серии и номера бланков первичных учетных документов, исключенных из электронного банка данных, восстановлению не подлежат. 5. Документооборот при списании бланков строгой отчетности в случае ликвидации субъекта хозяйствования При ликвидации организации (прекращении деятельности индивидуального предпринимателя) ликвидационной комиссией (ликвидатором) проводится инвентаризация неиспользованных бланков первичных учетных документов, по результатам которой также составляется акт списания бланков первичных учетных документов. Акт утверждается председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) и на следующий рабочий день передается в инспекцию МНС по месту регистрации ликвидируемого плательщика (см. действие 1 схемы 5), которая в течение 5 дней со дня утверждения акта передает сведения об аннулированных бланках в электронный банк данных для исключения из него серий и номеров этих бланков (действие 2 схемы 5). Схема 5 Документооборот при списании бланков строгой отчетности в случае ликвидации субъекта хозяйствования 1) Акт списания 2) Сведения об бланков аннулированных первичных бланках для исключения учетных их серий и номеров ґ--------------------¬ документов |————————¬ из ЭБД |——————————————————¬ | Ликвидационная |————————————Ќ| ИМНС |——————————Ќ| Электронный банк | | комиссия | |————————| | данных (ЭБД) | ‘--------------------’ |——————————————————| 12.05.2004 г. Валерий Белятко, экономист Примечание. Индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность без использования наемного труда, выступают при использовании бланков строгой отчетности в одном лице. Журнал «Главный Бухгалтер. Учетная и отчетная документация» № 3, 2004 г. Для более детального изучения см.: 1. Схему 2. Пособие 3. Пособие 4. Пособие 5. Пособие 6. Пособие 7. Пособие 8. Пособие
About The Author
