Кадровое делопроизводство на предприятии

Кадровая служба — важная часть любого предприятия. Грамотное ведение кадровой документации позволяет уберечь компанию от штрафов и санкций со стороны трудовой инспекции и других контролирующих органов, а также помогает сотрудникам без проблем оформить пособия, пенсии, льготы и тд.

Цель и задачи отдела кадров

Главной целью кадрового дела является создание эффективной системы, решающей основные вопросы по организации труда, управлению трудовыми отношениями и регламентированию этих процессов на предприятии.

Организация кадрового делопроизводства позволяет решать следующие задачи:

• Оформление трудовых отношений между сотрудником и работодателем в соответствии с действующим законом.
• Разработка и внедрение системы управления персоналом.
• Документальное оформление всех кадровых вопросов по взаимоотношению работника и работодателя.
• Регламентирование отношений между сотрудником и руководством. Кадровые документы позволяют четко обозначить права и обязанности обеих сторон, поддерживают интересы и той и другой стороны.
• Разрешение трудовых споров. Грамотное оформление документации позволит защитить позиции работодателя в случае возникновения конфликтов с сотрудниками. При защите в суде, кадровая документация послужит письменным доказательством по делу.

Главной задачей кадровой документации является придание большей прозрачности трудовому процессу. Полный комплект кадровых документов устанавливает правила и рамки для всех участников трудового процесса, в пределах которых работники чувствуют себя стабильно, а администрация имеет рычаги управления. Это удобно и выгодно для всех участникам трудовых отношений.

Основные кадровые документы

Различают обязательные и рекомендованные документы кадрового делопроизводства. Перечень их представлен в Трудовом кодексе РФ.

Все обязательные документы подразделяют в свою очередь на локальные нормативные акты и документы, создаваемые при приеме на работу.

К локальным актам относят:

• штатное расписание организации;
• положение об оплате труда;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• график отпусков;
• положение о защите персональных данных работников.
• на некоторых предприятиях — график сменности, положение о нормах выработки и т.д.

При приеме сотрудника на работу оформляют большое количество обязательных бумаг:

• личные документы работника — трудовая книжка, личное дело и т.д.
• кадровый учет — трудовые договора, приказы, связанные с работниками, личные карточки и т.д.
• учет рабочего времени — табели, расчетно-платежные ведомости и т.д.

Рекомендованные кадровые документы могут приниматься в рамках локального нормотворчества и определяется работодателем самостоятельно.

Сюда можно отнести такие документы, как должностные инструкции,  положения о структурных подразделениях, о персонале, аттестации и др.