Как грамотно организовать документооборот в компании

документооборот на предприятии

Ведение документации долгое время было дорогостоящей и отнимающей много времени частью ведения бизнеса. У каждой компании есть набор документов, которые нужно систематизировать и хранить. Отрасли с жестким регулированием сталкиваются с еще большим бременем, чем предприятия аналогичного размера в других сферах деятельности. Электронные документы быстро вытесняют бумажные, что решает ряд проблем, включая физическое пространство для хранения, доступ и поиск. Однако без тщательного планирования даже электронные документы могут быть потеряны или недоступны по иным причинам. К счастью, были разработаны усовершенствованные системы управления документооборотом для обработки электронных документов на всех этапах их жизненного цикла, от создания до их окончательного уничтожения. На сайте https://www.4dk.ru/1c/documentooborot вы можете узнать подробную информацию о том, как внедрить 1С — документооборот на своем предприятии.

Что такое система управления документооборотом?

Практически в каждой компании уже есть методы управления документами, хотя некоторые из них более формальны, чем другие. Организации, не имеющие стандартизированного процесса, часто обнаруживают, что каждый сотрудник или отдел разрабатывает индивидуальные методы хранения записей, например, сохранение их на отдельных рабочих станциях, распечатка и хранение их на общем сетевом диске.
Эти неформальные процессы могут привести к проблемам при попытке доступа к сохраненным документам, а полноценный поиск информации практически невозможен. Формальная система управления документооборотом гарантирует, что уполномоченные лица могут найти то, что им нужно, и когда они в этом нуждаются, не тратя на проект излишнего времени и ресурсов. Усовершенствованные системы управления документооборотом имеют специализированные функции, которые позволяют автоматически организовывать, архивировать и поддерживать все документы компании, независимо от формата, с минимальными усилиями.

Переход от бумажных документов к цифровому учету

Хотя многие документы начинают свой жизненный цикл как электронные записи, многие по-прежнему создаются на бумаге. Эффективное хранение, поиск и извлечение требуют, чтобы все документы со временем были переведены в цифровой формат. Усовершенствованные системы управления документооборотом делают этот процесс плавным и безошибочным, предлагая инструменты импорта, контроль версий и многое другое. Физические документы сканируются и классифицируются в системе вместе с факсами и электронной почтой, где они организованы таким образом, чтобы сделать их легко доступными для будущих потребностей доступа.

Повышение эффективности вашей системы управления документооборотом

При планировании создания и реализации формального процесса документооборота в первую очередь следует обращать внимание на простоту. Разработайте систему, которая классифицирует документы, чтобы их можно было найти, заархивировать и выбросить при необходимости.

Используя системы управления документооборотом 1С-документооборот вы существенно повысите эффективность и результативность вашего процесса ведения документации. Универсальные преимущества включают внедрение системы автоматизации офиса для безбумажного офиса , снижение потребности в файловом пространстве, мгновенный децентрализованный поиск документов, защищенную конфиденциальную информацию, резервное копирование для предотвращения потери данных, контрольные журналы, управление версиями документов для отслеживания изменений и автоматически создаваемые документы.

Программное обеспечение для управления документооборотом обеспечивает безопасный и простой в управлении способ автоматизации процессов документирования. Сюда входят функции, которые позволяют пользователям импортировать внешние документы и автоматически создавать внутренние документы, которые можно архивировать для дальнейшего использования или отправлять внешним сторонам.