Типичные нарушения нанимателей при ведении трудовых книжек

Проверки соблюдения законодательства о труде показывают, что должностные лица нанимателей нередко допускают нарушения установленного порядка ведения трудовых книжек работников. В определенных случаях такие нарушения могут повлечь серьезные негативные последствия как для самого должностного лица, так и для нанимателя.

Порядок ведения должностными лицами нанимателей трудовых книжек работников регулирует, прежде всего, Трудовой кодекс РБ (далее — ТК), а также Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее — Инструкция).

Заведение трудовой книжки

Одно из наиболее распространенных нарушений трудового законодательства — нежелание нанимателя заводить трудовую книжку на работника, работающего непродолжительный период времени.

Согласно ст.50 ТК и п.1 Инструкции трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше 5 дней, если работа в этой организации является для работника основной.

Пример 1

При проведении плановой проверки коммунального унитарного предприятия «Р» Гомельской области было выявлено, что на предприятии есть работники, осуществляющие трудовую деятельность по трудовому договору сроком на 1 месяц, трудовые книжки на которых не заведены. Инспектор отдела кадров в своем объяснении указал, что трудовые книжки не заводились, так как работа, выполняемая данными работниками, является сезонной и для ее выполнения работники привлекаются лишь на 1 месяц.

По результатам проверки за вышеуказанное нарушение инспектор по кадрам был привлечен к административной ответственности в виде штрафа в размере 4 базовых величин.

Заполнение трудовой книжки

Наиболее часто встречается следующее нарушение: заполнение трудовой книжки (либо внесение записи о работе при ее наличии) на лиц, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам. При этом должностные лица, ответственные за кадровую работу, утверждают, что внесли запись о работе по желанию лица, выполнявшего работу.

В таких случаях необходимо руководствоваться пп.5, 6 Инструкции, в соответствии с которыми запись в трудовую книжку о выполнении работы по гражданско-правовым договорам не вносится. По желанию работника по месту его основной работы могут быть записаны сведения о его работе по совместительству на основании документа, подтверждающего его работу по совместительству (как правило, таким документом является копия приказа нанимателя о приеме на работу по совместительству).

При заполнении трудовых книжек работников необходимо помнить, что записи в трудовую книжку производятся чернилами синего, фиолетового или черного цвета. Использование чернил другого цвета не допускается! Записи о датах производятся арабскими цифрами, число и месяц указываются двумя цифрами, а год полностью — 00.00.0000 (п.14 Инструкции).

Должностному лицу, ответственному за ведение трудовых книжек работников, нужно знать, что заполнение трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, должно быть осуществлено в срок не позднее 1 недели со дня приема на работу. Кроме того, с каждой записью, вносимой в трудовую книжку работника, наниматель обязан ознакомить работника под роспись в личной карточке формы Т-2, в которой также делается запись, соответствующая записи в трудовой книжке.

Взыскания (за исключением увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания) в трудовую книжку не записываются (п.11 Инструкции).

Распространена среди кадровых работников и ошибка при занесении данных о работнике в трудовую книжку — запись сведений о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, образовании работника с его слов. Необходимо все вышеуказанные сведения заносить в трудовую книжку только на основании соответствующих документов (паспорт, свидетельство о рождении, диплом, документ, подтверждающий получение среднего специального образования, и др.).

Для подтверждения правильности внесения нанимателем сведений в трудовую книжку после указания даты ее заполнения работник заверяет правильность сведений своей подписью.

Что касается занесения сведений о работе в трудовую книжку, то самая типичная ошибка здесь — запись несуществующих наименований профессий, должностей и специальностей работников. При указании в трудовой книжке сведений о работе наниматель должен руководствоваться п.21 Инструкции, согласно которому запись о наименовании профессии, должности производится на основании штатного расписания и должна соответствовать общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих».

Пример 2

При проведении плановой проверки унитарного производственного предприятия «Т», основным видом деятельности которого является заготовка и переработка древесины, были выявлены нарушения внесения записей в трудовые книжки работников. В трудовую книжку работника было записано, что он выполняет работу водителя погрузчика, однако при изучении его должностной инструкции, а также рабочего места было установлено, что данный работник исполняет свои трудовые обязанности по специальности «машинист автовышки и автогидроподъемника». По результатам проверки нанимателю было выдано предписание о необходимости внесения изменений в трудовую книжку работника.

Внесение изменений в записи трудовой книжки

При внесении изменений в записи трудовой книжки необходимо помнить, что зачеркивание и исправление ранее внесенных записей не допускается. Исключение — изменение владельцем трудовой книжки фамилии либо имени. В таком случае на основании соответствующего документа наниматель зачеркивает прежнюю фамилию (имя) одной чертой и сверху записывает измененную. Данная процедура повторяется и в случаях дальнейшего изменения фамилии (имени). Если заканчивается место для внесения изменений фамилии (имени), наниматель может выдать по просьбе работника дубликат трудовой книжки (пп.36, 38 Инструкции).

Пример 3

За получением консультации в Гомельское областное управление Департамента государственной инспекции труда обратилась гражданка П. с устной жалобой на отказ отдела кадров своего предприятия изменить фамилию в трудовой книжке. Отказ во внесении изменений в трудовую книжку должностное лицо нанимателя мотивировало частой сменой фамилии данным работником. Отделу кадров предприятия было разъяснено, что требование работника о смене фамилии является обоснованным: наниматель обязан внести изменения о смене работником фамилии и указать на внутренней стороне обложки трудовой книжки документ, подтверждающий соответствующие сведения, а также его номер и дату выдачи.

В случае если внесены неточные или недостоверные сведения о работе, наниматель должен руководствоваться п.36 Инструкции: в графе 1 указывается порядковый номер вносимой записи, в графе 2 — дата вносимой записи, в графе 3 — «запись номер такой-то недействительна» и далее правильный вариант сведений, в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится данная запись.

Выдача трудовой книжки

Наибольшее количество нарушений трудового законодательства допускается должностными лицами нанимателя при выдаче трудовых книжек работникам на время и при увольнении.

В соответствии со ст.79 ТК при задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. При этом дата увольнения изменяется на день выдачи трудовой книжки.

Кроме того, должностное лицо нанимателя, виновное в задержке выдачи трудовой книжки работнику при увольнении, привлекается к административной ответственности в виде штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин в соответствии с частью четвертой ст.9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.

Несмотря на серьезные правовые последствия для лиц, допустивших нарушения законодательства, при проведении проверок по обращениям граждан нередко подтверждаются случаи невыдачи на руки работнику трудовой книжки при увольнении. Должностные лица нанимателя приводят в свое оправдание отказ работника от получения трудовой книжки либо отсутствие работника на рабочем месте в последний день работы. При этом часто данные факты подтверждаются лишь устным объяснением должностного лица, документальное подтверждение отсутствует.

Если работника по какой-то причине нет на работе в день увольнения и он не может получить на руки трудовую книжку, то наниматель в этот же день должен отправить ему заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за получением трудовой книжки. А в случае если работник находился на работе в последний рабочий день, однако отказался от получения трудовой книжки, нанимателю необходимо оформить акт с указанием присутствующих при этом свидетелей. Кроме того, рекомендуется привлекать не менее 2 свидетелей и по возможности лиц из структурного подразделения увольняющегося работника. Обусловлена данная рекомендация возможным возникновением спорных ситуаций в дальнейшем.

Пример 4

В Гомельское областное управление Департамента государственной инспекции труда обратился гражданин В., каменщик строительной организации, с жалобой на отказ нанимателя в выдаче трудовой книжки при увольнении. В ходе проведения проверки наниматель представил акт об отказе в получении трудовой книжки работником. При этом в качестве свидетелей выступали коммерческий директор и главный бухгалтер организации. Работник В. в дальнейшем обжаловал законность данного акта с привлечением свидетелей из числа работников строительной бригады.

В некоторых случаях наниматель допускает нарушение трудового законодательства, высылая вместо уведомления о необходимости явиться за получением трудовой книжки саму трудовую книжку. В соответствии с п.47 Инструкции пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника.

Работник может обратиться к нанимателю с просьбой о временной выдаче трудовой книжки на руки, к примеру, для занесения в нее сведений о выполнении работы по совместительству. В этом случае наниматель выдает работнику по его письменной просьбе трудовую книжку не более чем на 5 календарных дней. При этом необходимо удостовериться, что работник поставил в своем обращении дату, чтобы в дальнейшем исключить споры о виновности нанимателя в случае утраты трудовой книжки работником.

Хранение трудовой книжки

Согласно п.57 Инструкции трудовые книжки (вкладыши, дубликаты) хранятся в специально оборудованном месте как документы строгой отчетности.

Наниматель обязан приказом (распоряжением) назначить должностное лицо, ответственное за сохранность и ведение трудовых книжек работников.

Алексей Штейнер, главный государственный инспектор Гомельского областного управления Департамента государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь