Вопросы о доверенности на получение товарно-материальных ценностей

В последнее время правовому регулированию бухгалтерских вопросов уделяется много внимания, появляются новые нормативные документы, вносятся изменения и дополнения в действующие. Тем не менее при выдаче и учете доверенностей на получение товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ) на местах наряду с Гражданским кодексом РБ (далее — ГК) и другими нормативными документами до сих пор руководствуются Инструкцией Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» (далее — Инструкция № 17) (основание — ст.1 Закона РБ от 28.05.1999 № 261-З «О применении на территории Республики Беларусь законодательства СССР»). При этом не обходится без определенных противоречий.

Если ГК не предъявляет каких-то особых требований к оформлению доверенности, которую, как правило, можно составить в произвольной форме, то доверенность на получение ТМЦ оформляется по форме, утвержденной Инструкцией № 17. И эта привычная и удобная форма всех устраивает. Интересно, воспользовалась ли произвольной формой доверенности при получении ТМЦ хотя бы одна организация?

Является ли доверенность на получение ТМЦ бухгалтерским документом? И можно ли в связи с этим предъявлять к ней те же требования, что и к первичному учетному документу? Внимательное изучение ст.9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности», в которой изложены эти требования, позволяет сделать вывод, что доверенность не является бухгалтерским документом, так как она не подтверждает факт совершения хозяйственной операции (факт передачи ТМЦ). Такую роль выполняет товарно-транспортная (товарная) накладная, а доверенность лишь дает право на получение ТМЦ.

В связи с этим уместен следующий вопрос: действительно ли бухгалтерия должна заниматься регистрацией и выдачей доверенностей (что записано в п.3 Инструкции № 17) или данную обязанность можно возложить на другую службу предприятия, например на отдел снабжения? Это разгрузило бы документооборот в бухгалтерии.

В отношении круга лиц, которым может быть выдана доверенность, также возникают вопросы. Традиционно (по предписаниям п.1 Инструкции № 17) считается, что выдача доверенностей лицам, не работающим на данном предприятии, не допускается. Однако в ГК этот аспект не изложен.

Существуют различия и в сроке, на который выдается доверенность. Так, п.4 Инструкции № 17 срок действия доверенности на получение ТМЦ устанавливается продолжительностью, как правило, не более 15 дней. И только доверенности, расчеты за которые производятся в порядке плановых платежей, допускается выдавать на весь календарный месяц. В то же время в ГК (см. п.1 ст.187) срок действия доверенности ограничен 3 годами, а если срок ее действия не указан — одним годом. Специальный срок действия для доверенности на получение ТМЦ в ГК не предусмотрен.

Не соответствует действующему законодательству и п.11 Инструкции № 17. В нем записано, что при доставке товаров и материалов предприятиям, торговым и другим организациям отпуск товаров и материалов поставщиками (предприятиями, оптовыми организациями) может осуществляться без доверенности. В этих случаях получатель товаров (материалов) обязан сообщить поставщикам образец печати (штампа), которой материально ответственное лицо скрепляет на экземпляре сопроводительного документа (накладной), остающегося у поставщика, свою подпись о получении названных ценностей. В то же время в п.16 ныне действующей Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная», утвержденной постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 192, определено, что в строках «по доверенности» и «выданной» указываются дата и номер доверенности, наименование организации, выдавшей доверенность. И лишь при получении товара непосредственно руководителем юридического лица или индивидуальным предпринимателем в накладной ТТН-1 указываются данные удостоверения руководителя или свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя.

Интересен и такой момент. В п.7 Инструкции № 17 записано, что неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшей их организации на следующий день после истечения срока действия доверенности. Представим ситуацию: доверенность выдана на 10 дней, но на 2-й день выясняется, что данных ТМЦ у поставщика нет в наличии и появятся они лишь через 2 недели. Когда в такой ситуации следует сдавать доверенность — на 11-й день или можно сделать это раньше? Инструкция № 17 предусматривает лишь один вариант — на 11-й день. Возможно, в нормативном документе следовало указать, что неиспользованная доверенность подлежит сдаче не позднее дня, следующего за днем истечения срока ее действия. Тогда возврат доверенности можно произвести и раньше.

Также в п.7 Инструкции № 17 отмечено, что неиспользованные доверенности хранятся до конца отчетного года, а потом уничтожаются. Этот срок является явно недостаточным, особенно если доверенности выдавались в конце года.

Инструкцией № 17 не предусмотрена форма акта на уничтожение доверенностей. Во избежание различных недоразумений целесообразно утвердить эту форму официально. За основу можно взять, например, акт на списание использованных бланков строгой отчетности (приложение 5 к Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 196).

Итак, очевидно, что Инструкция № 17 устарела и большинство ее положений противоречат ГК и другим нормативным документам. Но другого документа, устанавливающего форму доверенности на получение ТМЦ и регулирующего порядок работы с ней, в белорусском законодательстве нет. Поскольку такие доверенности выписываются всеми субъектами хозяйствования, а крупными — ежедневно и в больших количествах, то представляется целесообразным разработать новую инструкцию, так как ст.186-190 ГК не достаточно подробно регулируют данные вопросы. В частности, вопрос о том, могут ли руководитель и главный бухгалтер подписывать доверенности на получение ТМЦ с использованием факсимиле (например, в крупных организациях, где такие доверенности выписываются в больших количествах), как это предусмотрено в отношении счетов-фактур по налогу на добавленную стоимость формы СФ-1 (см. подп.4.15 п.4 Инструкции о порядке заполнения счета-фактуры по налогу на добавленную стоимость формы СФ-1, утвержденной постановлением Минфина РБ от 05.06.2003 № 91).

Следует также учитывать, что у бухгалтеров и юристов разные задачи, и в силу этого они по-разному смотрят на одни и те же вещи. Поэтому в представлении юриста доверенность — один документ, а в представлении бухгалтера — несколько другой.

Ирина Красильщикова, начальник сектора налогового учета бухгалтерии