Система электронного документооборота(СЭД) Справка-Юрист

Система электронного документооборота(СЭД)

Система электронного документооборота (СЭД) — это программная система для систематизации и хранения различных видов документов. Этот тип системы представляет собой более конкретный вид системы управления документами, более общий тип системы хранения, который помогает пользователям систематизировать и хранить бумажные или цифровые документы. СЭД более конкретно относится к программной системе, которая обрабатывает цифровые, а не бумажные документы, хотя в некоторых случаях эти системы могут также обрабатывать цифровые отсканированные версии исходных бумажных документов.

Электронный документооборот от компании Almexecm позволяет централизованно хранить большой объем цифровых документов. Многие из этих систем также включают функции для эффективного поиска документов.

На что стоит обратить внимание при выборе системы электронного документооборота

На рынке имеется большое количество различных типов систем управления документами, и выбор подходящей не самая простая задача. Ниже приведены параметры, на которые стоит обратить внимание при выборе СЭД:

  • Совместимость

Правильная система электронного документооборота должна дополнять ваши текущие настройки текущей настройки компьютерной системы. Выберите СЭД, которая будет совместима с вашим оборудованием, даже если ее цена немного выше.

  • Простота применения

Ваши сотрудники должны иметь возможность начать пользоваться системой после небольшого инструктажа. Не стоит выбирать программу, для управления которой потребуются навыки программирования.

  • Возможность внутренней коммуникации

СЭД должна упростить общение между пользователями за счет простоты обмена документацией.

  • Сохранение информации и безопасность

Выбирайте систему, которая надежно защитит вас как от внешних, так и внутренних атак. Убедитесь, что вся информация копируется и сохраняется в резервных файлах, а также надежно защищена. Ваше программное обеспечение также должно иметь возможность выдавать разные разрешения и права разным категориям пользователей.

  • Совместимость с мобильными устройствами

Современный ритм жизни предполагает постепенную замену компьютеров планшетами и смартфонами, поэтому важно, чтобы СЭД была с ними совместима. Вам и вашим сотрудникам нужна платформа, которая позволит вам получить доступ к нужным документам, независимо от того, находитесь ли вы в офисе или работаете удаленно.

  • Масштабируемость

Ваш бизнес растет, и ваше программное обеспечение должно идти в ногу со временем. Выберите СЭД, которую можно масштабировать в соответствии с требованиями растущей организации.